2022-07-25
在日本如何設立和注銷分支機構
作者：
密世瑋 劉智慧
據商務部統計，截至2020年底，在中國累計利用外資來源國排名中，日本位居首位；中國企業、特別是民營企業的對日直接投資（其中不乏跨境電商、電子支付、新能源等新模式和新技術領域的投資）亦已達到44.6億美元。[1]
另一方面，由于中美貿易摩擦加劇以及2020年以來的新冠疫情的影響，使得剛剛走出去不久的中國企業遭遇了一系列外部環境的重大變化，有些企業被迫重新定位其在日本市場的發展規劃。此時，有一些企業選擇了暫時關閉已經設立的據點，減少成本消耗，同時，轉變經營模式。即由最初的積極設置據點、謀求深度參與市場的模式，向謹慎投資、主要通過合同控制參與市場的模式轉變。
在前述背景下，近兩三年涉及在日本投資相關的主要法律議題，呈現出新設與注銷雙增的現象。被客戶最多問到的兩類問題是：（一）如何在日本設立據點；（二）如何關閉注銷已在日本設立的據點。
為此，本文擬從這兩個方面入手，跟大家分享一些有關投資日本的法律法規以及實務操作的情況，供讀者參考。另，本文內容只是一般性介紹，并不適用于具體個案的處理。具體個案還是需要請專家提供更進一步的針對性專業意見。
日本法下，就外國企業以新設據點方式對日進行投資，主要提供了三種方式：①設立日本子公司、②開設常駐代表機構以及③設立分支機構（類似中國法下的分公司概念）。
以上三種方式中，①和②對于中國投資者而言較為熟悉，而③在中國法下沒有直接對應的模式，所以大家相對比較陌生。
然而，在對日投資的實務中，分支機構由于其便利性、靈活性等特點，是外國企業常用的一種新設方式。接下來，本文將重點介紹分支機構的設立與注銷。
首先，什么是分支機構？與子公司、常駐代表機構相比，它具備哪些特點呢？我們結合日本法的相關規定及實務操作，特將三種方式的對比整理如下表[2]：
綜上，我們可以看出：分支機構的設立、注銷手續相對簡單，但它同時又可以滿足外國企業實際開展經營活動的需求，是一個很好的起步嘗試模式。企業可以通過設立分支機構，在成本可控的情況下實際開展經營，避免一下子因攤子鋪得過大而帶來諸多不確定性。
在日本，《外匯及外國貿易法》（日語：外國為替及び外國貿易法，以下稱“外匯法”）是規定外商投資行為的最重要的基本法律。
根據《外匯法》第26條第2款[3]的規定，外國企業在日本設立分支機構屬于“對內直接投資”行為的一種，被納入外商投資管理的范疇之中。
而針對所有的“對內直接投資”行為（包括但不限于設立分支機構），《外匯法》確立了限制性行業事前審批制度。前述限制性行業是指“可能危害國家安全、妨礙公共秩序、影響公共安全或者可能影響日本經濟順利運行的領域”（《外匯法》第27條第3款）。
具體的限制性行業名單由日本內閣府、財務省及各行業主管部門發布的《規定指定行業的告示》（日語：指定業種を定める告示）及《規定核心行業的告示》（日語：コア業種を定める告示）詳細列明，包括武器、宇宙開發、電力業、自來水業、鐵路業、石油業等領域。
若涉及上述限制性行業領域的對內直接投資，則外國企業需要在擬實施交易或者投資之前向財務大臣以及相應行業主管大臣提出投資申請。財務大臣以及相應行業主管大臣進行審查，法定審查期限為30天，理論上，申請被受理之日起30天內，外國企業不得進行任何對內直接投資相關的行為（《外匯法》第27條第2款），只有經過審查并獲得批準后，方可實施具體的對內投資相關的行為。
對于除限制性行業領域之外的其他行業領域，則無需事前審批，而是在發生投資相關的交易或行為之日的次月15日以前，向財務大臣和行業主管大臣提交事后報告即可。
根據日本《公司法》的規定，若外國企業想要持續性地在日本展開經營活動，必須完成相應的登記[4]。根據日本《公司法》、《商業登記法》等法律法規，以及日本法務局官網[5]的說明，在日本登記分支機構的流程一般分為以下四步：
（1）確定代表、住所等分支機構的登記事項。
根據日本《公司法》第933條第2款[6]的規定，外國企業登記分支機構時，必須以其原企業形態為依據，并在日本法項下選擇與其相同或最為近似的一種法人形態來確定分支機構的登記事項。例如，中國的股份有限公司在日本注冊分支機構，就需要遵照日本法下的株式會社分支機構的登記事項來進行登記。
分支機構應當選任在日本擁有住所的代表，該代表不必須是日本國籍。
分支機構的代表相當于日本法人的代表取締役（類似中國法下的董事長）職務，可以在日本開展與其原所屬國國內企業的業務相一致的一切經營行為。根據日本《商業登記法》第128條[7]的規定，代表亦應作為分支機構的申請人，申請辦理分支機構的設立登記手續。
（2）在法務局進行名稱預核。
需要事先調查是否已經存在相同的商號，然后選擇并確定一個不重復的、可以使用的分支機構名稱。
（3）提交申請文件。
根據日本《商業登記法》第129條第1款[8]的規定，外國企業在登記成立分支機構時，必須將申請書與四類證明文件作為附件一起提交。
實務中，這四類證明文件具體到中國企業的情況時，一般需要中國企業提供其營業執照、章程及任命日本分支機構代表的任命函。
上述文件（涉及登記事項的部分）需要提供日文翻譯，并且需要中國的公證機關進行公證及/或我國駐日領事館進行認證。
如果營業執照、章程及任命函每份中文文件都附帶日文譯文，且在中國公證或經駐日領事館認證，則準備起來比較耗時費力。所以，實務中，一般可以通過中國企業的法定代表人或日本分支機構代表制作的《宣誓供述書》的形式（《宣誓供述書》需要在中國公證機關公證或在駐日領事館進行認證），簡化相關證明文件的準備手續。
另，除上述文件外，如果是委托代理人提交申請的，還需要提交《委托書》。
（4）向法務局申請登記成立分支機構。
一般來說，申請由日本分支機構的代表向法務局直接提交。提交申請時，需要支付登記許可稅費。同時，如已經有了分支機構代表的專用印章，也可以一并提出日本分支機構代表的印章備案（并非必須）。登記完成后，就可以以分支機構名義在日本的銀行開戶了。
1.分支機構注銷登記的方式
根據JETRO網站，分支機構的注銷登記包括分支機構閉鎖登記和全部代表的退任登記（以下合稱“注銷登記”）。
日本司法當局的邏輯是，如果在日本的全部代表沒有完成退任，日本分支機構的登記簿也無法閉鎖。其原因是，只要還有登記在冊的代表，分支機構就可以在日本開展經營活動[9]。而如果所有的代表都退任了，即可視作日本分支機構完成閉鎖。
以上兩種登記方式只要完成其中一種，理論上，都產生了分支機構注銷的法律效果。因此，實務中，大多數外國企業都會采用代表退任登記的方式來完成注銷登記。
2.分支機構注銷登記的步驟
分支機構向主管法務局提交注銷登記申請及所需的相關資料，并繳納登記許可稅費后，主管法務局將對該分支機構的登記簿進行閉鎖，閉鎖后兩周，則可取得閉鎖事項證明書，從而標志著該分支機構正式被注銷。
負責辦理分支機構注銷登記的主管法務局是指，如果以分支機構的營業場所地址進行登記的，應向營業場所所在地的管轄法務局提交注銷申請；以分支機構代表的住所登記的，應向該代表的住所所在地的管轄法務局提出申請。
另外，在準備申請所需的資料時，有以下幾個難點，值得注意。
（1）分支機構的在日所有代表均退任的宣誓供述書
根據日本《商業登記法》第130條第1款[10]的規定，分支機構在日本的所有代表退任的，必須提交能證明這一退任決定的、來自該分支機構所屬外國企業本國的管轄機關或者是在日本有領事權限的官方機構所出具的認證文件。
就中國企業分支機構而言，由于上面所說的“文件”具體指中國的哪個機關出具的何種文件并不明確，實踐中，需要根據具體情況，與主管法務局事先進行溝通確定。我們之前的案例經驗是，經過與中日雙方相應主管部門的溝通，最終日本的主管法務局認可了我們客戶提交的：經過中國公證機構公證的、附帶有日語翻譯的、載明中國總部做出關于日本所有代表退任之決議的《宣誓公證書》的公證書原件。并且，因為根據日本《商業登記法》規定，經公證后，《宣誓供述書》不再需要進行其他認證（包括駐日大使館的認證），從而大大節省了客戶的時間成本。
（2）至少30天以上的官報公告
根據日本《公司法》第820條第1款[11]規定，對于已登記的外國企業分支機構，在日本的所有代表（僅限在日本有住所的）退任時，需在官報上就“該外國企業分支機構的在日代表將會退任、債權人對此可提出異議”這一內容公示一個月以上。
公告樣本如下：
實務中，退任公告一般會在申請刊登起10天后正式刊登，即，如果公司預計在3月末完成日本代表退任手續，最遲需要在2月中旬申請官報刊登（等待刊登期10天+公告期30天）。如果對退任時間點要求比較高的，請注意提前預留足夠的官報公告手續時間。
（3）債權債務的處理
根據日本《公司法》第820條第2款[12]規定，分支機構辦理日本代表退任登記，除進行官報公告，讓債權人在公告期內申報債權之外，對于已知的債權人，還需要進行單獨催告（即告知其限期內申報債權）。
如果分支機構有已知債權人，在辦理退任登記時，需要提供向債權人發出的催告書及債權人名冊，或者提供已經清償債務或對債務提供了擔保或信托的呈報書，又或者該退任對債權人不會產生損害的呈報書。
如果分支機構沒有債權人，在辦理退任登記時需要提供沒有債權人的呈報書。
與此相關，為了能夠按時順利地注銷分支機構，需要事前對分支機構的債權債務關系進行全面準確的梳理，根據每個合同關系，確認具體的終止合同的條件、時間等。這里不僅僅是業務合同、甚至是維持分支機構運作的一些水、電、電話等的撤除等都需要考慮在內。如果提前梳理不夠仔細，在遞交申請前突然發現還有沒有終止的合同關系存在，那么，可能為了等待某一合同關系的終止不得不延后注銷時間，從而導致增加了注銷成本。
除此之外，如果分支機構尚有員工，那么在分支機構的注銷過程中，還需要格外注意解決好員工的安置問題。
在日本注銷分支機構，理論上，并不必須委托律師（辯護士）進行，也可以委托司法書士，甚至分支機構自行辦理亦可。但是，在注銷過程中，往往會涉及各種合同關系（包括勞動關系）的處理、甚至需要與相對方進行協商談判，建議還是提前咨詢專業人士，爭取合法合規處理干凈后再進行注銷。
最后，值得一提的是，在注銷分支機構的過程中，分支機構代表印章、銀行卡、錢款資材、甚至含有商業秘密的文件、電腦等的保管及處置也是需要高度重視的。必要的時候，可以通過設置兩條以上的匯報渠道（一條是當地員工內部上報途徑、一條是外部委托律師匯報途徑）的方式，達到相互協助、相互監督的效果，以便中國企業國內總部掌控整個注銷過程的合規管理。
1.參見中國商務部官網《對外投資合作國別（地區）指南-日本》（2021年版）。
2.根據JETRO（獨立行政法人日本貿易振興機構）網站等信息總結制作。
3.「外國為替及び外國貿易法」第二十六條２項 対內直接投資等とは、次のいずれかに該當する行為をいう。…六 本邦における支店等の設置又は本邦にある支店等の種類若しくは事業目的の実質的な変更（前項第一號又は第二號に掲げるものが行う政令で定める設置又は変更に限る。）…
4.「會社法」第八百十八條１項 外國會社は、外國會社の登記をするまでは、日本において取引を継続してすることができない。
5. 日本法務省 https://www.moj.go.jp/MINJI/minji07_00275.html
6.「會社法」第九百三十三條２項 外國會社の登記においては、日本における同種の會社又は最も類似する會社の種類に従い…次に掲げる事項を登記しなければならない。
7.「商業登記法」第百二十八條 外國會社の登記の申請については、日本における代表者が外國會社を代表する。
8.「商業登記法」第百二十九條1項 會社法第九百三十三條第一項の規定による外國會社の登記の申請書には、次の書面を添付しなければならない。
一 本店の存在を認めるに足りる書面
二 日本における代表者の資格を証する書面
三 外國會社の定款その他外國會社の性質を識別するに足りる書面
四 會社法第九百三十九條第二項の規定による公告方法についての定めがあるときは、これを証する書面
9.根據日本《公司法》第936條，如果營業所閉鎖但駐日分支機構的代表并沒有全部退任的，應在三周內在營業所所在地進行營業所的閉鎖登記，并在四周內在日本代表住所地進行外國企業的設立登記。也就是說，營業所的閉鎖并不必然導致外國分支機構的閉鎖，如果還有在日本有住所的代表，應在代表住所所在地重新進行設立登記。
10.「商業登記法」第百三十條１項 日本における代表者の変更又は外國において生じた登記事項の変更についての登記の申請書には、その変更の事実を証する外國會社の本國の管轄官庁又は日本における領事その他権限がある官憲の認証を受けた書面を添付しなければならない。
11.「會社法」第八百二十條１項 外國會社の登記をした外國會社は、日本における代表者（日本に住所を有するものに限る。）の全員が退任しようとするときは、當該外國會社の債権者に対し異議があれば一定の期間內にこれを述べることができる旨を官報に公告し、かつ、知れている債権者には、各別にこれを催告しなければならない。ただし、當該期間は、一箇月を下ることができない。
12.「會社法」第八百二十條２項 債権者が前項の期間內に異議を述べたときは、同項の外國會社は、當該債権者に対し、弁済し、若しくは相當の擔保を提供し、又は當該債権者に弁済を受けさせることを目的として信託會社等に相當の財産を信託しなければならない。ただし、同項の退任をしても當該債権者を害するおそれがないときは、この限りでない。
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